Văn thư viên là lựa chọn lý tưởng cho những ai tìm kiếm công việc ổn định, ít áp lực, mang tính chuyên môn trong khối hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, để vượt qua kỳ thi vào vị trí này, bạn cần kiến thức vững chắc và một lộ trình ôn thi hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ đồng hành cùng bạn từ con số 0 đến khi tự tin bước vào phòng thi.
Hiểu rõ công việc Văn thư viên
Văn thư viên làm gì?
Văn thư viên là người đảm nhiệm công tác quản lý, tiếp nhận, lưu trữ và luân chuyển văn bản, tài liệu trong cơ quan nhà nước, trường học, bệnh viện hay các tổ chức hành chính sự nghiệp. Dù là một vị trí “thầm lặng”, công việc của Văn thư viên đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo luồng thông tin được thông suốt, đúng quy trình và hợp pháp.
Yêu cầu đối với vị trí Văn thư viên
Nhiệm vụ của Văn thư viên
- Vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu, thống kê và lưu trữ tài liệu theo yêu cầu nghiệp vụ văn thư.
- Thực hiện trực tiếp các nhiệm vụ văn thư của cơ quan và các công việc khác được giao bởi cấp trên.
Tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ
- Hiểu rõ chủ trương, pháp luật và quy trình nghiệp vụ văn thư.
- Kiểm soát thể thức, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản hành chính đảm bảo đúng quy định.
- Thành thạo các thiết bị, công cụ kỹ thuật phục vụ công tác văn thư.
Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo
- Tốt nghiệp đại học ngành Văn thư – Lưu trữ, Lưu trữ học hoặc Quản trị văn phòng.
- Nếu tốt nghiệp đại học ngành khác, cần có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Nếu tốt nghiệp cao đẳng hoặc trung cấp, yêu cầu đúng chuyên ngành Văn thư – Hành chính, Lưu trữ.
Yêu cầu đối với công chức thi nâng ngạch lên Văn thư viên
Giữ ngạch Văn thư viên trung cấp hoặc tương đương, trong đó:
- Tốt nghiệp cao đẳng: Có ít nhất 02 năm giữ ngạch (không tính thời gian tập sự).
- Tốt nghiệp trung cấp: Có ít nhất 03 năm giữ ngạch (không tính thời gian tập sự).
- Trong mọi trường hợp, tối thiểu phải có 01 năm giữ ngạch Văn thư viên trung cấp tính đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ.
Bạn cần học gì? – Tài liệu đã được chọn lọc bám sát nội dung thi
Bộ tài liệu ôn thi pháp luật và kiến thức chung
- Luật Viên chức năm 2010; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức năm 2019; (Tải văn bản hợp nhất tại đây)
- Luật Giáo dục năm 2019;
- Nghị định số 115/2020/NĐ-CP & Nghị định số 85/2023/NĐ-CP quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức; (Tải văn bản hợp nhất tại đây)
- Thông tư số 06/2019/TT-BGDĐT quy định Quy tắc ứng xử trong cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên;
- Thông tư số 02/2021/TT-BNV & Thông tư số 06/2022/TT-BNV – quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; (Tải văn bản hợp nhất tại đây).
Bộ tài liệu ôn thi Vòng 2 Văn thư viên
- Thông tư số 52/2020/TT-BGDĐT – quy định Điều lệ Trường mầm non (Điều 14 và Chương V); Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT – quy định Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học (Điều 14 và Chương IV);
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP – quy định về công tác văn thư;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP – quy định về quản lý, sử dụng con dấu;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV – hướng dẫn quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
- Thông tư số 06/2019/TT-BGDĐT – quy định Quy tắc ứng xử trong cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên.
- Giải quyết các tình huống thực tế về chuyên môn nghiệp vụ gắn với lĩnh vực dự tuyển.
Tài liệu nâng cao
- Bộ câu hỏi trắc nghiệm hoàn toàn miễn Bộ câu hỏi trắc nghiệm miễn phí có đáp án (bao gồm cả môn tiếng Anh) – giúp bạn ôn tập toàn diện và kiểm tra lại kiến thức nền tảng một cách hiệu quả cho kỳ thi Văn thư viên hạng sắp tới.
Lộ trình ôn thi từ A-Z (Chi tiết theo từng giai đoạn)
Giai đoạn 1: Hiểu đề – Lập kế hoạch học tập
Trước khi bắt đầu ôn thi, việc đọc kỹ thông báo tuyển dụng là bước bắt buộc. Bạn cần nắm rõ số lượng chỉ tiêu, điều kiện dự thi, các môn thi bắt buộc và cấu trúc đề để xác định rõ hướng đi. Thông tin này sẽ giúp bạn không bị mơ hồ và tránh ôn sai trọng tâm.
Tiếp đó, hãy lập kế hoạch học tập rõ ràng theo tuần hoặc từng ngày, phân chia thời lượng hợp lý cho từng phần kiến thức. Quan trọng không kém là tự đánh giá năng lực hiện tại – biết mình mạnh ở đâu để phát huy, yếu ở đâu để tập trung cải thiện. Việc này sẽ giúp bạn ôn thi hiệu quả hơn rất nhiều.
Giai đoạn 2: Ôn tập nền tảng – Bám sát nội dung thi
Ở giai đoạn này, bạn nên tập trung vào tài liệu ôn tập đã được sàng lọc kỹ, tránh việc gom quá nhiều nguồn sẽ dễ gây rối và quá tải thông tin. Hãy lựa chọn những tài liệu sát đề thi và do các đơn vị uy tín tổng hợp.
Song song, hãy áp dụng các phương pháp học hiệu quả như đọc – hiểu – ghi chú một cách logic, kết hợp với sơ đồ tư duy để hệ thống hóa kiến thức pháp luật, quy trình văn thư. Cách học này giúp bạn nhớ lâu và dễ dàng ôn lại trước khi thi.
Giai đoạn 3: Luyện đề + “Giả lập” thi thử
Sau khi nắm vững nền tảng, hãy chuyển sang luyện đề thi thử sát với đề thật. Nên chọn những bộ đề có đáp án và lời giải chi tiết để hiểu sâu từng câu hỏi và lý do vì sao đúng – sai.
Đặc biệt, bạn cần thi thử có bấm giờ, mô phỏng đúng không khí phòng thi để luyện phản xạ và kiểm soát thời gian. Mỗi lần làm sai, hãy ghi lại lỗi, phân tích lý do và tìm cách cải thiện. Đây chính là chìa khóa để bạn tiến bộ nhanh chóng và tự tin bước vào kỳ thi thật.
👉 Làm ngay BỘ CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM ONLINE MIỄN PHÍ mô phỏng môi trường thi thật – luyện như thi thật, kết quả vượt mong đợi!
- Bộ 22 câu hỏi nêu trả phí Nghị định 30/2020/NĐ-CP (chỉ 50.000đ)
Bí quyết thi đậu dành riêng cho bạn
Muốn đậu kỳ thi Văn thư viên, bạn không cần học quá nhiều, điều quan trọng là học đúng trọng tâm. Hãy tập trung ôn những phần chắc chắn có trong đề, tránh lan man tài liệu, càng không nên chạy theo “trend” ôn thi không phù hợp với năng lực cá nhân. Ôn ít nhưng ôn chắc, nắm chắc kiến thức cốt lõi sẽ giúp bạn tự tin bước vào phòng thi.
Ngoài ra, hãy tập trung khắc phục điểm yếu của bản thân. Đừng ngại nhìn lại những phần hay sai và luyện đi luyện lại cho thật kỹ. Quan trọng hơn, hãy giữ cho mình một tinh thần ổn định – đây không phải cuộc thi dành cho người giỏi nhất, mà là dành cho người kiên trì và bám sát đúng lộ trình.
Văn thư viên không phải là vị trí “ai cũng làm được” – nhưng lại rất xứng đáng để bạn đầu tư công sức. Chỉ cần một lộ trình đúng, tài liệu chuẩn và tinh thần vững, bạn hoàn toàn có thể “đậu ngay lần đầu”.
